最近忙着给客户筹办年会，前前后后将近忙了三个月了，上周六终于完成差不多了，也算是松了一口气，为了能让客户辛苦一年后得以彻底的娱乐和放松，很庆幸能有和客户合作的机会，今天就像大家分享一下年会策划活动安排流程方案。
第一部分：活动筹备期
在活动筹备期，主要工作分为了以下方面：
1、 方案策划
方案策划是我一开始的工作，将活动整个流程梳理出来，作为整个活动的框架，后期的工作都是围绕这个流程进行展开。在方案里，我们需要梳理出来的部分有：
(1) 活动背景
(2) 活动目的
(3) 活动主题
(4) 活动时间&地点
(5) 活动流程
(6) 参与人员：明确活动所有参与人员
(7) 附件：一般包含了《人员分工》、《主持稿件》、《流程清单》、《抽奖与游戏规则》、《现场执行流程》、《活动通知》、《物料清单》等等，下面会提到。
2、 任务分工
在任务分工上，必须要做到专人专责，不管是总组织还是每个环节的执行上，专人专责这一点是本次活动给我最大的心得。
另外，要有这样的意识：不是所有人都能跟上你自己的思路，所以，在人员分工上要事无巨细，并且预留足够的时间预演所有的流程，能够让现场的很多突发状况至少减少80%以上。这时，你只需要花20%的精力去处理其他的突发状况。
在任务分工上，我的分配是：统筹组、策划组、推广组，以及筹备组(具体请根据本公司或团队的实际情况来调整)
(1) 本次活动的统筹组是领导建议，任何活动，对内对外也好，在固定框架里做事是常态，另外，我也相信领导在很多方面可能看得比我们要更多更全面。
(2) 策划组是整个活动的大脑，它需要不断运转，为活动添加更多的活力和亮点，策划组可能涉及到的工作有：主题、流程、环节设计、会场设计等，另外，这次活动，作为总策划师，我还过了一把“导演”瘾，帮助设计节目得到更好的呈现。
(3) 宣传组的工作有：制作小视频、写推广文章、朋友圈推广计划、拍照等等，总之就是包揽了有关所活动包装和推广的所有工作。
(4) 筹备组的工作是筹备所有活动物料、预算部分的计算，以及对外接洽、场地联系与考察等。这一部分工作比较繁杂，但执行层面偏多，考察了相关人员对细节的把握。
3、 物料准备
物料准备开始前，先花点时间将所有流程捋一遍，一个个来确定所需要的物料有哪一些，磨刀不误砍柴工，事先花点时间做好计划，最后往往事半功倍。
需要注意的是，为了保证活动的顺利进行，以及有足够的时间进行预演，活动期间所有物料准备建议最好在活动开始前一周就准备妥当，特别是在过年的这段时间，也要考虑到快递停运的是因素。
再看看年会一般都需要哪些物料，我的清单里通常会有：会场布置物料、签到物料、抽奖物料、游戏物料、节目物料、推广物料、综合物料等，最后，列一个总表，这些是方便自己把握全局的。
4、 节目预演
这次活动整体现场效果都还不错，特别是节目上，活泼轻快的网红舞曲都是受欢迎的对象，而提前预演，帮助大家重新对自己的节目有了新的认识与想法，最后也在现场能够将节目的精神充分表现出来。
没有节目预演可能会出现的状况我也梳理了以下：
(1) 主持人对流程了解不明确，容易卡壳或者随意改规则和流程;
(2) 节目表演组对节目呈现效果不清楚，缺乏消极对待的现象，也不具备足够的竞争意识;
(3) 工作人员思维涣散，没有提前预演的，出错很多，特别是在突发状况的应对上，缺乏足够的反应机制。
(4) 场控人员对整体流程的把握不精细，容易对突发状况反应失措。
所以，总结一点就是——不管面对哪项工作，有计划地行事，都是极其重要的。
第二部分：活动执行期
活动执行期，容易出状况，这需要策划人员有足够细心，考虑全面周到，另外也需要尽可能多地做好的应急预案，并且有超强的临场发挥的能力，便于在活动不受控制时，还能继续维持现场的效果，保证活动气氛。
活动开始前做好人员任务的分工表，将各个环节专人专责，明确负责制，保证执行层面的层层递进，不出差错。
在活动开始前最好开个启动会，按照人员工作分工的清单，将任务的分配明确到每个责任组长，再有组长负责招募工作成员完成各组任务。另外启动会便于让工作人员定期统一步调，明确责任与配合方式，同时也是相互交流对活动进行优化的良好契机。
现场执行阶段的主要工作安排,分6个组,其中各组分工大致如下:
1、物料收发组 :负责现场所有物料的收发,根据年会流程,控制所有物料(包含奖金等)的流动。总负责人:
2、活动控制组 :负责抽奖流程与互动游戏的结果判定,总流程控制。总负责人:
3、 节目宣导组:负责节目的排练与现场呈现指导,节目表演期间的突发状况处理。总负责人:
4、现场效果组: 负责签到、音乐、音响、话筒、PPT 控制等操作,负责维护现场呈现的效果辅助。总负责人:
5、宣传推广 组:负责现场摄像、照片拍摄与文章宣发。总负责人:
6、机动组 :负责全流程的监控与优化,随时补缺以上各组岗位空缺。负责人:
现场执行分工
现场执行分组基本上就是如此了，另外当然还是需要在后面的附件中增加更详细的工作人员安排清单，这里不做详述。
另外再讲几个执行期需要注意的问题吧：
首先，专人专岗，明确责任制，提前做好技能培训和流程培训!
其次，场地多考察，特别是设备与物料支撑上。
然后是，执行期应急预案要准备充分，能够有效避免现场的突发混乱，快速化解不利因素。
最后，环节设置上对细节要求更严格一些，让所有工作人员参与环节设计，增加工作人员的参与感与成就感，能够促进活动效果的最终呈现。
第三部分：活动总结期
活动结束之后，必须对活动有一个总结梳理，因为本次活动是公司内部活动，所以我梳理的总结会议讨论架构如下：
目的：如何办一场更精彩的年会活动?
讨论议题——
(1)本次活动的亮点总结(值得发扬的点)
(2)本次活动的问题总结(需要改进的点)
(3)解决方案or改进建议(怎么解决上述问题)
这个方法是从高桥政史的《聪明人一张纸工作法》里学习的会议地图法，集中一个问题的解决，将参会人员的注意力集中在自己想要获取的点上，明确目的和流程，有的放矢，有效掌控会议的进行，获取想要的信息，在会议管理上和《六顶思考帽》有异曲同工之妙，有兴趣的童鞋可以找来读一读。
好了，以上就是本文想要传达的所有内容，一个活动的诞生，无论大小，都有许许多多的细节需要得到恰如其分的处理。如果你想找一家活动策划公司帮你完成年会活动的策划、场地搭建、舞美设计、拍摄等，深圳灵声乐是非常值得考虑的，灵声乐文化自2006年成立以来已经有了非常多的经验和案例，如：华润、建行、华为等知名品牌都与我们合作过，选择我们是您不错的选择，我们期待您的咨询。
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